Check-in online: registrazione, documenti e pagamenti prima dell’arrivo
Ogni ospite registra il gruppo, carica i documenti, firma le condizioni e paga quello che serve. Finché manca qualcosa, il codice della porta non parte.
- Incluso
- Prima dell’arrivo
- Serve: Stripe collegato per i pagamenti
Il problema
Prima che un ospite entri servono tre cose: sapere chi è (tutte le persone, non solo chi ha prenotato), avere i documenti per gli obblighi di legge e aver incassato quello che non è compreso nel prezzo. Se una di queste manca al momento dell’arrivo, recuperarla dopo è difficile.
Come si gestisce di solito
Documenti chiesti in chat e ricevuti in foto, spesso incompleti; tassa in contanti; il numero di persone scoperto solo quando sono già dentro. Molti strumenti di check-in online raccolgono i dati, ma non legano la consegna delle chiavi alla pratica completa: il codice parte comunque.
Come lo gestisce NoHost
Parte quando l'ospite apre il link personale del check-in della sua prenotazione.
- Succede L’ospite apre il suo link del check-in
- NoHost esegue Registra le persone e firma le condizioni
Una scheda per ogni persona del gruppo, con accettazione delle condizioni e firma.
- NoHost verifica Controlla i documenti
Un documento per persona; un modello di intelligenza artificiale verifica che nome e data di nascita corrispondano alla persona registrata.
- NoHost esegue Fa pagare quello che serve
Tassa di soggiorno, persone in più rispetto alla prenotazione, deposito o waiver se li hai attivati.
- NoHost decide La pratica è completa?
Registrazione, documenti, tassa, persone in più, copertura danni e titolare della carta: se manca una cosa, il codice resta bloccato.
- Fatto Pratica completa: il codice della porta può partire all’orario di check-in
Cosa decide da solo
- I documenti si contano per persona, non per file caricato.
- Se il gruppo è più numeroso della prenotazione, le persone in più si pagano prima di proseguire.
- Se chi paga non è tra gli ospiti, il codice non parte finché il titolare della carta non è autorizzato.
Se qualcosa va storto
- L’ospite paga e chiude la pagina
- Un controllo ogni 15 minuti ritrova il pagamento e lo segna come fatto.
- Il controllo automatico dei documenti non è disponibile
- Il documento viene accettato e segnato come non verificato, per non bloccare l'arrivo.
Quando serve una persona
- Normalmente nessuna. In Italia, all'arrivo, una persona controlla l'identità solo se il confronto automatico non è possibile.
Un arrivo, visto dal sistema
Scenario illustrativo con dati di esempio: mostra la sequenza reale del processo, non un caso di un cliente.
- Sistema
Prenotazione Booking.com, 3 notti, 2 adulti.
- Ospite
Apre il link, registra 3 persone e carica 3 documenti.
- NoHost
Le persone sono più della prenotazione: chiede la persona in più prima di proseguire.
- Ospite
Paga persona in più e tassa di soggiorno.
- NoHost
Pratica completa. Il codice della porta partirà all’orario di check-in.
Cosa cambia
A mano
- Chiedi i documenti su WhatsApp e li ricevi un po' alla volta.
- Incassi la tassa in contanti all'arrivo, se c'è qualcuno.
- Mandi il codice e speri che il gruppo sia quello prenotato.
Con NoHost
- Documenti, firme e pagamenti arrivano prima dell'ospite.
- Nessun codice parte con la pratica incompleta.
- Il gruppo in più si paga prima, non si scopre dopo.
Cosa serve per attivarlo
Incluso. Funziona appena colleghi quello che serve.
- Stripe collegato per i pagamenti
Utile per: Case vacanza, B&B e affittacamere, Property manager, Aparthotel.
Domande frequenti
Serve un’app per l’ospite?
No: è una pagina web dal link personale della prenotazione, dal telefono.
E se l’ospite non lo completa?
Il codice della porta non parte. Il check-in online è la condizione per entrare, non un modulo facoltativo.
Si collega a
- Codice della porta all’orario di check-in, solo a pratica completaUn codice valido solo per le date del soggiorno viene creato sulla serratura e inviato all'orario di check-in, solo a chi ha completato la pratica.
- Identificazione dell’ospite all’ingresso, senza nessuno alla portaAll'arrivo ogni persona scatta una foto dal vivo, confrontata con il suo documento. Se corrispondono, il codice compare subito, anche di notte.
- Tassa di soggiorno calcolata e incassata nel check-inLa tassa si calcola con la regola del tuo comune e si paga nel check-in online; rendiconto e file della dichiarazione sono pronti quando li chiedi.
- Deposito o waiver danni: sceglie l’ospite nel check-inNel check-in l'ospite sceglie: deposito che torna da solo 48 ore dopo la partenza, o waiver non rimborsabile che copre i danni accidentali, su cui aggiungi il tuo margine.
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